Como utilizar o kanban/CRM do Yay! Forms

Aprenda a organizar e acompanhar suas respostas no kanban/CRM do Yay! Forms, movendo cards por etapas, filtrando informações e gerenciando seu funil de atendimento ou vendas em um só lugar.

Este artigo vai te ajudar a entender o que é Kanban e como usar o Kanban/CRM do Yay! Forms para organizar as respostas dos seus formulários, configurando colunas, atribuindo responsáveis, aplicando etiquetas, adicionando links personalizados e utilizando filtros para acompanhar o fluxo de trabalho do seu time.

Introdução ao Kanban

O Kanban é um método de gestão visual criado no Japão pela Toyota, utilizado para otimizar processos e dar clareza ao fluxo de trabalho.
O conceito principal é dividir as tarefas em estágios e representá-las em cartões (cards) que se movem entre colunas.

Isso traz benefícios como:

  • Visualizar de forma clara o que precisa ser feito, o que está em andamento e o que já foi concluído;
  • Melhorar a organização e priorização de tarefas;
  • Reduzir gargalos e identificar onde o processo pode ser otimizado;
  • Aumentar a colaboração da equipe.

No Yay! Forms, o Kanban serve para organizar as respostas recebidas em seus formulários.
Você poderá:

  • Criar colunas personalizadas para representar o fluxo do seu time;
  • Movimentar as respostas entre colunas conforme o andamento;
  • Atribuir responsáveis da equipe para cada resposta;
  • Adicionar etiquetas, links rápidos e comentários.

Assim, o Kanban do Yay! Forms funciona como um mini-CRM, ajudando você a transformar as respostas em um fluxo de acompanhamento eficiente.

Como acessar o Kanban no Yay! Forms

  1. Acesse o formulário desejado.
  2. Vá até a tela de Resultados.
  3. Clique na aba Kanban/CRM.

Colunas do Kanban

  • Por padrão, você terá três colunas iniciais:
    A fazer,Em andamento e Concluído

Criar novas colunas

  • Clique no botão “+” para adicionar uma nova coluna.

Como nesse exemplo abaixo foi dado o nome de Coluna

Mover respostas entre colunas

  • Clique, segure e arraste uma resposta para a coluna desejada.

Esse foi o resultado:

Reordenar colunas

  • Clique, segure e arraste a coluna para a posição desejada.

Renomear colunas

  • Clique sobre o nome da coluna e altere como preferir.

Excluir colunas

  • Clique nos três pontos da coluna e selecione Deletar estágio.
  • Importante: não é possível excluir colunas que contenham respostas.

Atribuir responsáveis às respostas

  • Em cada card (resposta), você pode atribuir um responsável da equipe, basta você clicar no botão ”+” dentro do card e selecionar o quem irá ser atribuido, Isso ajuda a organizar quem cuidará de cada resposta.

Configurações do Kanban

Clique na engrenagem para acessar as configurações:

Visibilidade de campos

  • Permite escolher quais informações aparecem em cada card.

  • Você pode exibir ou ocultar campos e variáveis.

Autoatribuição

  • Define que as respostas sejam atribuídas automaticamente a membros do time.

  • É possível ativar o botão ao lado de cada perfil.
  • Caso haja mais de um perfil selecionado, a atribuição será feita de forma aleatória entre eles.

  • Adicione links rápidos dentro de cada card (ex: abrir WhatsApp, e-mail ou CRM externo).

  • Para adicionar: clique em Adicionar, preencha nome e URL no modal, vale lembrar que é possível utilizar respostas do formulário como variáveis no link por exemplo uma resposta pegando o telefone ou email, basta utilizar a mesma função de menção, caso queira dar uma olhada você pode acessar esse link de Como usar a função de menção no Yay Forms

  • O link ficará disponível no menu de cada card.

Etiquetas

  • Crie e gerencie etiquetas para classificar visualmente os cards (ex.: Prioritário, Novo lead, Cliente, Urgente). Para isso basta você clicar na opção abaixo:

Seguindo isso basta clicar em adicionar e colocar o nome na etiqueta preferir.

Notificações

  • Por padrão, quando uma resposta é atribuída a um colaborador, ele recebe notificação por e-mail e WhatsApp, você pode ver isso na opção da imagem abaixo:

Caso queira, desative essas opções desligando os switches mostrados abaixo:

Especificações dos Cards

Ao clicar em um card (resposta), você terá acesso a mais opções:

  • Alterar atribuição (responsável).
  • Mover de coluna diretamente dentro do card.
  • Visualizar todas as respostas do formulário.

Etiquetas em cards

  • Para adicionar etiquetas a um card vá em Etiquetas e selecione a etiqueta desejada como mostrado abaixo.

Comentários

  • Você pode adicionar comentários em seus cards para que você e seus colaboradores consigam visualizar

Adicionar etiquetas

Você pode adicionar etiquetas nos seus cards de uma maneira simples, basta ir ao card desejado e clicar em adicionar etiqueta, como mostrado abaixo:

Então clicando em adicionar etiqueta você poderá escolher a etiqueta que deseja para o seu card.

Filtros de Cards

Ao lado da engrenagem, você encontra a opção de filtros.
É possível filtrar os cards por:

  • Atribuição (quem é o responsável);
  • Etiquetas;
  • Respostas específicas.

Se você tiver alguma dúvida ou sugestão, envie um email para help@yayforms.com.

Conclusão

Com o Kanban/CRM do Yay! Forms, você consegue organizar visualmente as respostas dos formulários em colunas, distribuir responsabilidades, configurar o que aparece em cada card, usar autoatribuição, aplicar etiquetas, adicionar links rápidos e filtrar informações para acompanhar melhor o fluxo de trabalho da equipe.